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Organiser un événement

Actualité de la semaine

Organiser un événement nécessite une logistique précise et efficace pour que tout se passe pour le mieux et surtout, pour sortir du lot. En effet, une entreprise peut avoir les produits ou les services les plus innovants et les plus fantastiques, si elle ne sait pas se mettre en valeur, elle prend le risque de passer inaperçue.

Organiser un événement et marquer les esprits

J-30 : vous décidez de participer à un salon ou organiser un événement de promotion de votre entreprise ou de vos activités. Forum, Journées Portes Ouvertes, Soirées Anniversaire… Dans un premier temps, vous devez penser à ce que vous voulez valoriser, et comment ! Si vous souhaitez marquer les esprits, la forme a autant d’importance que le fond. Vous devez donc imaginer un concept qui vous permettra de rendre inoubliable votre événement et son objectif. Si vous n’avez pas de créatif au sein de votre entreprise, une agence de communication globale ou une agence spécialisée dans l’événementiel peut vous accompagner.

Quel matériel pour organiser un événement ?

J-25 : vous avez LA bonne idée, LE concept qui fera que l’on vous verra, on vous identifiera et on retiendra votre présence. Maintenant, il faut penser à comment mettre tout cela en place : travailler votre identité, la valoriser et sur quels supports. Il existe un large panel d’éléments physiques sur lesquels vous afficher. Kakémono, bâche, stand parapluie, affiches, totems, PLV, écrans TV… Choisissez les matériaux en fonction de l’espace qui vous sera alloué. Organiser un événement dans un lieu immense sans aucune décoration ou une décoration insuffisante peut choquer les visiteurs. A l’inverse, un petit espace au mobilier et décor trop denses peut laisser un sentiment d’étouffement. Favorisez donc les outils qui valoriseront vos visuels et habilleront l’espace.

Des visuels efficaces, des messages clairs

J-20 : maintenant que tout est calé pour organiser l’événement, il faut travailler les visuels qui seront imprimés. Ces visuels doivent s’inscrire dans la thématique et les objectifs du salon ou de la soirée. Ils doivent également être cohérent avec le concept choisi. Selon la typologie de l’entreprise, on fera appel aux équipes internes, à un graphiste freelance ou à une agence de communication pour réaliser les créations souhaitées.

Organiser un événement, oui mais qui fabrique les outils ?

J-10 : Il existe de nombreux prestataires susceptibles de réaliser vos outils de communications dédiés à l’événementiel. Une agence de communication globale peut se charger de trouver les bons partenaires. Il est également possible de s’adresser à des artisans locaux ou de commander sur Internet (avec les risques que cela comporte).

Le Jour J

J-0 : Tout se passe bien. Vos clients et partenaires apprécient la réception. Vos équipes mobilisées pour l’occasion connaissent parfaitement leur rôle. Les hôtesses assurent le service du Champagne et des dégustations, le discours du dirigeant est parfaitement audible, les lumières bien réglées, et l’ensemble des personnes trouvent un réel intérêt professionnel à être présent tout en appréciant l’instant à titre personnel. On se souviendra de vous, de vos produits et de vos services !

Vous avez bien fait de faire appel à une agence de communication pour vous accompagner et vous conseiller tout au long du processus…

Vous souhaitez nous confier l’organisation de votre salon ? Contactez-nous !
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